Η τήρηση των προθεσμιών του έργου και η έγκαιρη ολοκλήρωση των εργασιών είναι αναπόσπαστο στοιχείο αποτελεσματικότητας. Μερικές φορές, ο φόρτος εργασίας που πρέπει να ολοκληρώσετε, μπορεί να σας κάνει να αισθάνεστε αβέβαιοι για την έγκαιρη επίτευξή του.
Η κατανόηση του τρόπου με τον οποίο φαίνεται η υπερβολική δουλειά, μπορεί να σας βοηθήσει να το αναγνωρίσετε αν σας συμβεί—με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να προηγηθείτε στην κατάσταση, με επιτυχία. Σε αυτό το άρθρο, περιγράφουμε τα αποτελέσματα της υπερβολικής δουλειάς και προσφέρουμε πιθανές λύσεις.
Πώς μοιάζει η υπερβολική δουλειά;
Υπάρχουν πολλά σημάδια ότι μπορεί να έχετε υπερβολική δουλειά. Η κατανόηση αυτών των σημαδιών μπορεί να σας βοηθήσει να προσδιορίσετε εάν πρέπει να μειώσετε το φόρτο εργασίας σας. Αν και αυτή η εμπειρία είναι διαφορετική για τον καθένα, υπάρχουν ορισμένοι κοινοί παράγοντες που μπορεί να υποδεικνύουν ότι έχετε πάρα πολύ δουλειά.
Από μόνα τους, κανένα από αυτά τα σημάδια δεν είναι σαφείς δείκτες υπερβολικής δουλειάς. Ωστόσο, εάν αντιμετωπίζετε έναν συνδυασμό πολλών από αυτά τα σημάδια, σκεφτείτε να λάβετε μέτρα για να επαναξιολογήσετε το φόρτο εργασίας σας.
Ακολουθούν κοινές ενδείξεις, ότι μπορεί να έχετε υπερβολική δουλειά:
- Η λίστα εργασιών σας παραμένει μεγάλη παρά το γεγονός ότι εργάζεστε για να τη μειώσετε.
- Ο ενθουσιασμός ή το ηθικό σας στο χώρο εργασίας μειώνεται.
- Η παραγωγικότητά σας επιβραδύνεται.
- Δυσκολεύεστε να εστιάσετε σε ένα μόνο έργο.
- Δεν είστε σίγουροι για το πού να ξεκινήσετε ή πώς να ιεραρχήσετε τις εργασίες σας.
- Ξοδεύετε περισσότερο χρόνο με εκτροπές, όπως η περιήγηση στο διαδίκτυο ή το παιχνίδι στο τηλέφωνό σας.
- Δυσκολεύεστε να επιδείξετε θετική στάση.
- Η ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής, ευνοεί την εργασία περισσότερο.
- Εστιάζετε στη δουλειά ακόμα και όταν δεν βρίσκεστε στο γραφείο.
- Αναρωτιέσαι μήπως έχετε πολλή δουλειά.
Τι να κάνετε αν υπάρχει υπερβολικός φόρτος εργασίας;
Εάν έχετε εξετάσει το φόρτο εργασίας σας και έχετε διαπιστώσει ότι είναι λίγο περισσότερος από αυτόν που μπορείτε εύλογα να χειριστείτε, υπάρχουν πράγματα που μπορείτε να κάνετε για να τον μειώσετε, όπως:
- Ζητώντας συμβουλές από κάποιον με εμπειρία.
Είναι πιθανό να έχετε συναδέλφους που είτε αντιμετωπίζουν αυτήν τη στιγμή το ίδιο πρόβλημα, είτε το έχουν βιώσει στο παρελθόν. Μπορεί επίσης να έχετε φίλους που ανέφεραν ότι αισθάνονται το ίδιο στη δουλειά τους. Σκεφτείτε να ζητήσετε συμβουλές από έναν στενό φίλο ή έναν έμπιστο συνάδελφο με βάση τις δικές του εμπειρίες. Οι λεπτομέρειες για το τι πέρασαν και πώς το ξεπέρασαν μπορεί να περιέχουν χρήσιμες προτάσεις.
- Αναζήτηση βοήθειας για την ολοκλήρωση εργασιών.
Ένας θετικός τρόπος για να διασφαλιστεί η ολοκλήρωση των εργασιών είναι η ενθάρρυνση της ομαδικής εργασίας. Εάν έχετε έναν συνάδελφο με δύναμη για ένα συγκεκριμένο είδος ερωτήσεων, σκεφτείτε να του ζητήσετε βοήθεια. Εάν δεν μπορούν να βοηθήσουν με την ίδια την εργασία, μπορεί να έχουν συμβουλές για το πώς να την ολοκληρώσουν πιο εύκολα. Εναλλακτικά, εάν ο δικός τους φόρτος εργασίας περιλαμβάνει εργασίες όπου έχετε δυνατά σημεία, μπορείτε να αλλάξετε εργασίες μαζί τους. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε και οι δύο να μειώσετε τις λίστες εργασιών σας πιο γρήγορα.
- Μιλώντας με τον διευθυντή σας
Ο διευθυντής σας μπορεί να μην γνωρίζει ότι έχετε πάρα πολλή δουλειά. Εξετάστε το ενδεχόμενο να τους ενημερώσετε για την κατάσταση και να τους ρωτήσετε αν μπορούν να κάνουν κάτι για να βοηθήσουν. Κάθε διευθυντής είναι διαφορετικός. Είναι χρήσιμο να αφιερώσετε χρόνο πριν συναντηθείτε μαζί του για να καθορίσετε τον καλύτερο τρόπο να τους μιλήσετε γι’ αυτό. Ενημερώστε τους τις λεπτομέρειες σχετικά με αυτό που αντιμετωπίζετε. Μια προσέγγιση είναι να προσφέρετε δικές σας προληπτικές λύσεις, για να δείξετε στον διευθυντή σας ότι είστε σοβαροί για την ολοκλήρωση της εργασίας και χρειάζεστε βοήθεια για να κάνετε τον φόρτο εργασίας πιο διαχειρίσιμο.
- Μαθαίνοντας θετικούς τρόπους απόρριψης νέων αναθέσεων.
Μερικές φορές, είναι χρήσιμο να ολοκληρώσετε ένα ή δύο έργα πριν ξεκινήσετε ένα νέο. Εάν ο διευθυντής σας συνεχίσει να σας αναθέτει εργασία κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, ίσως θελήσετε να απορρίψετε αυτήν την εργασία, έως ότου προλάβετε να αντιμετωπίσετε τη νέα εργασία.
Ένας θετικός τρόπος για να μειώσετε την εργασία είναι να ενημερώνετε τον προϊστάμενό σας για τον τρέχοντα φόρτο εργασίας σας όταν σας προσεγγίζει με μια νέα εργασία. Εστιάστε στη σημασία του νέου έργου και στο πώς η καλύτερη πιθανότητα επιτυχίας είναι να το αναθέσετε σε κάποιον που μπορεί να το ολοκληρώσει εγκαίρως. Για αυτήν την επιλογή, είναι χρήσιμο να είστε όσο πιο ειλικρινείς μπορείτε με τον προϊστάμενό σας. Αυτό θα τους βοηθήσει να καταλάβουν ότι είναι ο ίδιος ο φόρτος εργασίας που προκαλεί πρόκληση και όχι η εργασιακή σας ηθική.
- Ζητώντας παράταση προθεσμίας
Αφού ελέγξετε τον τρέχοντα φόρτο εργασίας σας, σκεφτείτε εάν μπορείτε να ολοκληρώσετε τις εργασίες σας πιο εύκολα καθυστερώντας μία ή δύο προθεσμίες. Η παράταση μιας προθεσμίας σάς δίνει περισσότερο χρόνο για να ολοκληρώσετε την εργασία σας πριν προχωρήσετε στην επόμενη εργασία. Είναι σημαντικό σε αυτήν την περίπτωση να λαμβάνετε υπόψη μόνο τις προθεσμίες που δεν χρειάζονται άμεση προσοχή. Σκεφτείτε να υπενθυμίσετε στον διευθυντή σας άλλα έργα με προθεσμίες που πλησιάζουν και πόσο σημαντικά είναι όταν ζητάτε να παρατείνετε την προθεσμία ενός ξεχωριστού έργου.
Συμβουλές για τη διαχείριση της ροής εργασίας σας
Ίσως ανακαλύψετε ότι αντί να έχετε υπερβολική δουλειά, μπορείτε να επωφεληθείτε από τη χρήση του χρόνου σας στη δουλειά πιο παραγωγικά. Εάν αυτό είναι αλήθεια, εξετάστε αυτές τις επιλογές για τη διαχείριση της ροής εργασιών σας πιο αποτελεσματικά:
Δημιουργήστε μια λίστα εργασιών με προτεραιότητα
Είναι πιθανό, αντί να μειώσετε τον φόρτο εργασίας σας, να χρειαστεί απλώς να βάλετε ξανά προτεραιότητες στις εργασίες σας. Μπορεί να σας βοηθήσει να αφιερώσετε χρόνο για να καταγράψετε όλες τις εργασίες σας, να αναφέρετε την ημερομηνία λήξης για καθεμία, να σημειώσετε πόσο χρόνο πρέπει να διαρκέσει η καθεμία και να τις βάλετε με σειρά προτεραιότητας. Με αυτόν τον τρόπο, γνωρίζετε πότε πρέπει να ξεκινήσετε κάθε εργασία για να διασφαλίσετε ότι έχετε αρκετό χρόνο για να τηρήσετε τις προθεσμίες σας.
Διαχειριστείτε τον χρόνο σας
Εάν αφιερώνετε περισσότερο χρόνο στην περιήγηση στο διαδίκτυο ή σε άλλες μη εργασιακές δραστηριότητες παρά στην ολοκλήρωση της εργασίας, ίσως χρειαστεί να βελτιώσετε τη διαχείριση του χρόνου σας. Αυτό μπορεί να ισχύει ιδιαίτερα εάν δυσκολεύεστε να τηρήσετε τις προθεσμίες. Η εξάλειψη των περισπασμών, όπως ο καθορισμός συγκεκριμένων ωρών για να κοιτάξετε το τηλέφωνό σας ή να ελέγξετε το email σας, μπορεί να σας βοηθήσει να εστιάσετε στην ολοκλήρωση περισσότερων εργασιών πριν από τις προθεσμίες σας.
Προγραμματίστε τις εργασίες σας
Μπορεί επίσης να είναι χρήσιμο να αναπτύξετε ένα καθημερινό πρόγραμμα. Ο καθορισμός του καλύτερου τρόπου χρήσης του χρόνου σας μπορεί να σας βοηθήσει να εστιάσετε στην ολοκλήρωση περισσότερων εργασιών και να μειώσετε τη λίστα εργασιών σας. Για παράδειγμα, μπορεί να αφιερώνετε κάθε πρωί αναθεωρώντας την εργασία της προηγούμενης ημέρας και στη συνέχεια διορθώνοντας τυχόν σφάλματα ή ολοκληρώνοντας οτιδήποτε ημιτελές. Πριν από το γεύμα, μπορεί να αναπτύξετε μια στρατηγική για την ολοκλήρωση του επόμενου έργου σας. Ακολουθώντας αυτό το σχέδιο, για το υπόλοιπο της ημέρας μετά το μεσημεριανό γεύμα, μπορεί να εργαστείτε αποκλειστικά σε αυτό το έργο.
Βρείτε χρόνο για διαλείμματα
Εάν ο φόρτος εργασίας σας κάνει να αισθάνεστε κουρασμένοι, κάνοντας ένα σύντομο διάλειμμα, ένα σνακ, πίνοντας λίγο νερό ή κάνοντας μια σύντομη βόλτα έξω μπορεί να σας δώσει τη σωστή ποσότητα ενέργειας για να ολοκληρώσετε τις εργασίες σας. Αυτοί οι τύποι διαλειμμάτων μπορούν να σας βοηθήσουν να χαλαρώσετε και να εστιάσετε στο έργο σας. Ενώ ο φόρτος εργασίας σας παραμένει ο ίδιος, αυτό το βήμα σας βοηθά να φέρετε περισσότερη θετικότητα στην εργασία σας, γεγονός που μπορεί να αυξήσει την παραγωγικότητα.