16 τρόποι για να «σκοτώσεις» τις αναβολές και να γίνεις πιο αποδοτικός στη δουλειά σου.
Το βουνό με το «χαρτομάνι» στο γραφείο ολοένα και ψηλώνει, η λίστα με όλα αυτά που πρέπει να γίνουν ολοένα και μακραίνει αλλά ο χρόνος που έχεις ολοένα και λιγοστεύει… Αν όλα αυτά σου θυμίζουν «κάπως» την καθημερινότητά σου στο γραφείο, ιδού μερικές χρήσιμες συμβουλές που θα σε (ξανα)βάλουν για τα καλά σε πρόγραμμα.
Γράψε συντομότερα email…
Αντί να γράφεις μακροσκελή και υπεραναλυτικά email, ξεκίνα να γράφεις τα μηνύματά σου γράφοντας λιγότερες λέξεις και χρησιμοποιώντας bullet points. Σκοπός σου εδώ δεν είναι να γράψεις κάποιο best seller, καλή ώρα σαν τον Steven King αλλά να κάνεις τη δουλειά σου όσο πιο εύκολα, γρήγορα και αποτελεσματικά γίνεται.
… και τσέκαρε τον λογαριασμό σου για νέα μηνύματα μόνο μια φορά κάθε ώρα
Αντί να σταματάς κάθε λίγο και λιγάκι για να τσεκάρεις κάποιο καινούργιο μήνυμα που μόλις «έσκασε» -με αποτέλεσμα να χάνεις τον ειρμό σου και, ενδεχομένως, να αναβάλεις μονίμως κάτι που πρέπει να ξεκινήσεις άμεσα- πίεσε στον εαυτό σου να ασχολείσαι με την ηλεκτρονική αλληλογραφία μόνο σε τακτά χρονικά διαστήματα. Ένα ικανοποιητικό τέτοιο διάστημα είναι, για παράδειγμα, ανά μία ή δύο ώρες. Και, εννοείται, μιλάμε μόνο για μηνύματα που σχετίζονται με τη δουλειά, ε;
Σήκω από τη θέση σου και κάνε μια μικρή βόλτα
Βγαίνοντας έξω και να περνώντας μερικά λεπτά μακριά από το γραφείο σου, θα επιστρέψεις στα καθήκοντά σου με πιο καθαρό μυαλό και όρεξη για δουλειά. Αν πάλι αγχώνεσαι και μόνο στην ιδέα, μάθε ότι σχετική έρευνα που πραγματοποίησε το πανεπιστήμιο του Michigan απέδειξε ότι μια μικρή «απόδραση» από το γραφείο κατά τη διάρκεια της εργασιακής ημέρας μπορεί να αυξήσει την αποδοτικότητά σου έως και 20%. Ακόμα κάθεσαι;
Μείωσε τις ανούσιες διακοπές
Ρύθμισε το καθημερινό σου πρόγραμμα κατά τέτοιο τρόπο σου ώστε να μπορείς να αφοσιωθείς για μερικές ώρες σερί σε αυτά που πρέπει να γίνουν οπωσδήποτε, δηλαδή χωρίς να πρέπει να πάρεις τηλέφωνα, να στείλεις email ή ακόμη και να πιάσεις την κουβέντα με συναδέλφους. Με τον τρόπο αυτό, δεν θα «σπάσεις» την προσοχή σου σε πολλά διαφορετικά κομμάτια και, εν τέλει, θα καταφέρεις να βγάλεις δουλειά σε λιγότερο χρόνο, αυξάνοντας έτσι την αποδοτικότητά σου. Μια δοκιμή θα σε πείσει.
Κάνε λίστα με αυτά που έχεις να κάνεις τόσο στην αρχή κάθε ημέρας…
Είναι πολύ προτιμότερο να αρχίζεις την εργασιακή ημέρα σου γνωρίζοντας τι πρέπει να κάνεις κατά τη διάρκειά της παρά να αρχίζεις να δουλεύεις «στα τυφλά», χωρίς να έχεις ιδέα από που να ξεκινήσεις. Πριν «στρώσεις κώλο», λοιπόν, κάνε μια λίστα με όλα αυτά που πρέπει να γίνουν, ξεκινώντας από αυτά που σε στρεσάρουν περισσότερο. Ολοκληρώνοντάς την λίστα αυτή θα νιώσεις πιο ήρεμος αλλά και με πιο καθαρό μυαλό για το τι, πότε και πώς πρέπει να κάνεις. Θυμήσου: η ηρεμία είναι φίλη σου, ειδικά όταν έχεις να ανέβεις ένα «βουνό» σε καθημερινή βάση.
…όσο και στο τέλος της
Λίγο πριν «κατεβάσεις ρολά», κάνε μια μικρή καταγραφή όλων αυτών των εκκρεμοτήτων που κατάφερες να «κλείσεις» κατά τη διάρκεια των προηγούμενων ωρών στη δουλειά. Συγκρίνοντας τη λίστα αυτή με εκείνη που σύνταξες «πουρνό-πουρνό», θα μπορέσεις να διαπιστώσεις που έχασες χρόνο και τι πήγε (αν πήγε, that is…) λάθος. Ακολουθώντας την συγκεκριμένη τακτική για μερικές ημέρες, σύντομα θα έχεις μια καλή εικόνα για το που «ξοδεύεις» τζάμπα και βερεσέ τον χρόνο σου -άρα, θα έχεις έναν καλό «μπούσουλα» για το τι να κάνεις προκειμένου να γίνεις πιο αποδοτικός.
Κάνε Log off στους περισπασμούς…
Αν δουλεύεις σε γραφείο, πριν αρχίσεις να «τιμάς το μεροκάματο», συμμάζεψε κάπως τον χώρο μπροστά και γύρω σου σου αλλά και την επιφάνεια εργασίας του υπολογιστή σου. Κυρίως, όμως, κάνε Log off από Facebook, Linkedin, Pinterest, Twitter, chat και λοιπά «οnline χασομέρια» στα οποία (είμαι σίγουρος ότι) είσαι εγγεγραμμένος. Έχεις αναρωτηθεί ποτέ πόσα εκατομμύρια εργατοώρες χάνονται ημερησίως ανά τον κόσμο λόγω των λεγόμενων «μέσων κοινωνικής δικτύωσης»;
…και χρησιμοποίησε το διαδίκτυο προς ώφελός σου
Το internet, εκτός από αμέτρητους τρόπους για να «σκοτώσεις» τον χρόνο σου, μπορεί να σου προσφέρει και μερικά πολύ χρήσιμα εργαλεία για να τον οργανώσεις ιδανικά -και, άρα, για να γλιτώσεις, έτσι για αλλαγή βρε αδερφέ, τις αναβολές και κάποιες ώρες από τη ζωή σου. Ενδεικτικά, τσέκαρε το Evernote που θα σε βοηθήσει να οργανώσεις καλύτερα τις σημειώσεις σου αλλά και τα Selfcontrol (για Mac) και Selfrestraint (για Windows PC) που μπλοκάρουν την πρόσβαση σε συγκεκριμένα sites και online υπηρεσίες για όση ώρα τα προγραμματίσεις.
Αντάμειψε τον εαυτό σου. Με μέτρο
Ένας ακόμη εύκολος τρόπος για να εξαλείψεις τις χρονοτριβές από την εργασιακή σου καθημερινότητα είναι κάνοντας μικρά «δωράκια» τον εαυτό σου για οτιδήποτε ολοκληρώνεις κατά τη διάρκεια της δουλειάς σου. Ένα τέτοιο «δωράκι» μπορεί να είναι, για παράδειγμα, το να φας ένα σνακ μόλις τελειώσεις και στείλεις ένα σημαντικό email ή το να σηκωθείς για λίγο από την καρέκλα σου μόλις ολοκληρώσεις κάποια λίστα που πρέπει να γίνει κλπ.
Σπάσε κάθε μεγάλο και δύσκολο project σε μικρότερα «κομμάτια»
Οποιοδήποτε σημαντικό και συνάμα ζόρικο προτζεκτάκι μπορεί να κάνει ακόμα και τον πιο εργατικό άνθρωπο να δειλιάσει -και η δείλια σε αυτές τις περιπτώσεις μεταφράζεται πάντα σε αναβλητικότητα. Αντί λοιπόν μεταθέτεις για αργότερα κάτι που, έτσι κι αλλιώς, κάποια στιγμή θα αναγκαστείς να κάνεις, δοκίμασε να το «σπάσεις» σε μικρότερα «κομμάτια». Με τον τρόπο αυτό, η δουλειά θα βγει πιο «αναίμακτα», με μικρότερο ζόρι δηλαδή και, εν τέλει, πιο γρήγορα.
Βρες την πιο αποδοτική σου ώρα
Ναι, η αποδοτικότητά σου γνωρίζει διακυμάνσεις κατά τη διάρκεια της ημέρας, δεν είναι ιδέα σου. Ένα καλό τρικ, λοιπόν, για να αποφύγεις στιγμές αδράνειας αλλά για να μεγιστοποιήσεις το έργο που παράγεις, είναι να παρατηρήσεις ποιες ώρες ενώ βρίσκεσαι στη δουλειά είναι αυτές κατά τις οποίες είσαι πιο αποδοτικός. Αφού τις εντοπίσεις, «κτίσε» το πρόγραμμά σου γύρω από αυτές και κάνε τις πιο απαιτητικές εργασίες σου κατά τη διάρκειά τους.
Κάν’ το όπως ο Cirillo
Δεν μιλάμε για τον Bruno (σ.σ. πρώην «κολώνα» στις άμυνες της ΑΕΚ και του ΠΑΟΚ) αλλά για τον συνεπώνυμό του Francesco, ο οποίος κατά τα φοιτητικά του χρόνια πίσω στα ’80s ανακάλυψε ότι η αποδοτικότητά του αυξανόταν όταν δούλευε εντατικά και χωρίς περισπασμούς για διαστήματα εικοσιπέντε λεπτών τα οποία διακόπτονταν από μικρά πεντάλεπτα διαλείμματα, προκειμένου να ξεκουραστεί για λίγο ο εγκέφαλός του. Το τρικ αυτό είναι γνωστό ως «τεχνική Pomodoro» και, αν κρίνουμε από το γεγονός ότι αποτελεί ένα από τα πιο δημοφιλή τρικ για την αύξηση της αποδοτικότητας ακόμη και σήμερα, μάλλον αξίζει τον κόπο να το δοκιμάσεις.
Ζήτα βοήθεια από τους φίλους σου…
Το να βάζεις deadline στον εαυτό σου προκειμένου να περιορίσεις την αναβλητικότητά σου είναι ένα πράγμα, όμως το να τα τηρείς είναι κάτι εντελώς διαφορετικό. Αν έχεις θεματάκια στο να επιβληθείς στον εαυτό σου, μην διστάσσεις να ζητήσεις από κάποιον συνάδελφο ή κάποιον δικό σου άνθρωπο να «σου βάλει πάγο» (sic) και να σε επαναφέρει στην τάξη αν δεν είσαι «καλό παιδί». Αν και πάλι δεν παίρνεις από λόγια, τότε η λύση ίσως και να βρίσκεται, κυριολεκτικά, στο χέρι σου. Αλήθεια.
Εφάρμοσε τον κανόνα των δέκα λεπτών
Άλλο ένα χρήσιμο τρικ για να «σκοτώσεις» την αναβλητικότητά σου είναι να εφαρμόσεις τον συγκεκριμένο κανόνα, δηλαδή να αφιερώνεις δέκα λεπτά για να ξεμπερδεύεις άμεσα με οτιδήποτε μικρό και ασήμαντο προκύψει κατά τη διάρκεια της ημέρας. Για ποιο λόγο αξίζει να κάνεις κάτι τέτοιο; Πολύ απλά γιατί ο κανόνας λέει ότι όσο πιο «σαχλό» είναι αυτό που έχεις να κάνεις μια δεδομένη χρονική στιγμή, τόσο το αναβάλεις, τις περισσότερες φορές δε μέχρι τη στιγμή που αυτό θα αρχίσει να αποτελεί σοβαρό πρόβλημα. Οπότε, κατάγραψε αυτά τα «μικρά» θέματα που μπορεί να προκύψουν, ομαδοποίησέ τα και αφιέρωσε λίγη ώρα σερί μέσα στην ημέρα σου για να τα «σκουπίσεις».
Χόρτασε ύπνο. Αλλά όχι στο γραφείο
Κανόνας: Όσο πιο κουρασμένος είσαι, τόσο πιο δύσκολο είναι να συγκεντρωθείς στα καθήκοντά σου. Όσο πιο πολύ ζορίζεσαι να συγκεντρωθείς, τόσο περισσότερο αναβάλεις να ξεκινήσεις κάτι που πρέπει να κάνεις. Για να μπορείς να συγκεντρωθείς, όμως, πρέπει να είσαι ξεκούραστος -άρα, να έχεις κοιμηθεί καλά το προηγούμενο βράδυ. Αν δεν το έχεις εμπεδώσει μέχρι στιγμής, πάμε άλλη μια φορά: η αναβολή ως έννοια μπορεί να σου φανεί χρήσιμη μόνο όταν έχεις να κάνεις με τον Ελληνικό Στρατό. Και πάλι, υπό προϋποθέσεις.
Υπενθύμισε στον εαυτό σου το «γιατί»
Τέλος, αν ζορίζεσαι να ξεκινήσεις κάτι που πρέπει να κάνεις οπωσδήποτε, αναλογίσου για μερικά λεπτά για ποιον λόγο είναι σημαντικό να κάνεις την εν λόγω «αγγαρεία». Μόλις βρεις το «κουμπί» σου, θα δεις ότι τη δουλειά θα την ξεκινήσεις άμεσα.